Las lecciones aprendidas ya son parte del Sistema de Gestión de la empresa, y se encuentran en pleno funcionamiento, generándose periódicamente los listados con el resumen de las lecciones recibidas y que son enviadas a toda la organización para su divulgación.
¿Qué son las lecciones aprendidas?
En las organizaciones y en la vida personal hay que enfrentar permanentemente situaciones que pueden aportan enseñanzas, o que debieran aportarlas. ¿Por qué, entonces se vuelven a cometer los mismos errores una y otra vez? La respuesta a esta pregunta en esencia es “porque no se aprende la lección” y esto induce a reflexionar sobre el concepto de “lección aprendida”.
Se entiende por lecciones aprendidas como todo aquel conocimiento adquirido a través de las experiencias, exitosas o no, en el proceso de realización de un proyecto o proceso, con el fin de mejorar ejecuciones futuras. También podemos definirlas como el conjunto de errores y éxitos que cualquier trabajador de la empresa ha logrado manejar y sortear durante la realización del proyecto o proceso mismo.
Las lecciones aprendidas pueden identificarse en cualquier momento y deben ser documentadas en la base de conocimiento de la organización, debido a que el discernimiento de esta información será de gran utilidad para evitar los mismos errores, y con el único objetivo de volver a provocar los éxitos en proyectos o procesos futuros.
Los principales beneficios de implementar el uso de lecciones aprendidas son:
• Optimización de recursos.
• Evitar sobrecostos.
• Aprovechamiento de la experiencia.
• Recopilación de información que habitualmente no se registra en bases de datos sino que queda en la mente de los actores.
• Tener más tiempo para atender otros asuntos o sencillamente para y estar más tiempo con la familia.
• Brindar seguridad y orientación a la hora dirigir un proyecto.
Desde el 2011 Membrantec S.A. tiene implementado el sistema de recolección, almacenamiento y divulgación de las lecciones aprendidas de sus proyectos y procesos internos. La unidad documental de la empresa tiene por función almacenar y administrar toda la información que se recibe de las lecciones aprendidas, y periódicamente son enviadas a la organización para su información, cumpliendo así el objetivo principal de esta herramienta que es evitar la ocurrencia de futuros eventos similares o iguales.